Аудит ценности документов

Финальной стадией процесса делопроизводства является приготовление документов к их дальнейшему хранению и пользованию. Он включает в себя экспертизу практической и научной ценности документов, описание дел, их оформление, а также выполнение мер по обеспечению сохранности документов для последующей их передачи в архив предприятия.

Аудит ценности документов – это выяснение сроков их хранения или проведение отбора на госхранение. Обычно передача документов в госархивы это обязанность муниципальных и государственных предприятий, но в случаях заключения соответствующих соглашений это возлагается также и на некоторые негосударственные организации. Они относятся к так называемым источникам комплектования архивов. Такие предприятия определяются по спискам в соответствии с Положением № 552 oб Aрхивнoм фoндe РФ, установленным 17 марта 1994г. Указом правительства. При составлении списков за основу берется и зaконодaтельство Рoссийской Фeдерации oб архивах РФ утвержденное 7 июля 1993г.

Для проведения и организации аудита ценности документов, в результате которого происходит их отбор для последующей передачи на госхранение, в ведомствах и министерствах с целью оказания помощи, а также для осуществления контроля,, создаются перманентно действующие ЦЭК (Центральные Экспертные Комиссии). На других предприятиях создаются перманентно действующие ЭК (экспертные комиссии).

Экспертная комиссия предприятия должна содержать не менее трех человек, которые выбираются из наиболее квалифицированных сотрудников приказом руководителя.

ЭК в своей работе опирается на нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, приказы Фед. архивной службы, типовые перечни документов, в которых указываются их сроки хранения, а также требования ГСДОУ.

Экспертная комиссия при участии специалистов предприятия проверяет отобранные на хранение и уничтожение документы через просмотр описей актов, а также иных документов.

Деятельность экспертной комиссии контролируется ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архивного учреждения.

Негосударственные предприятия самостоятельно проводят аудит ценности документов и распределяют документы на четыре группы согласно их срокам хранения – документы на постоянное хранение, на временное хранение (больше 10 лет), на временное хранение (до десяти лет) и на уничтожение по причине окончания срока хранения.

В архиве предприятия, как правило, находятся дела постоянного хранения. При этом, дела врeмeннoгo хранения (больше 10 лет) должны также находиться в архиве организации, за исключением случаев, когда документы имеют, например, научную или историческую ценность, то организация направляет их в муниципальный или государственный архив, при условии заключенного соответствующего соглашения, предварительно оформив опись документов для утилизации.

Дела временного хранения до десяти лет находятся на предприятии, а по окончанию срoка хранения подлежат уничтожению.

На проведение процедуры уничтожения документов должен быть составлен акт об утилизации документов.

Источник: Деловой мир

автор: admin